Dobry piknik firmowy zaczyna się dużo wcześniej niż w dniu rozstawienia namiotów. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie celu wydarzenia, grupy uczestników i przewidywanej skali, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Zupełnie inną strukturę będzie miało kameralne spotkanie pracowników, dlatego wybieranie atrakcji bez wcześniejszej analizy rzadko jest najlepszym punktem wyjścia. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a osoba odpowiedzialna za event może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Od briefu do scenariusza – co trzeba ustalić na początku?
Jednym z najczęstszych błędów jest rozpoczynanie planowania od pytania o atrakcje, choć znacznie ważniejsze jest poznanie struktury zaproszonej grupy. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien uwzględniać różne grupy wiekowe. Gdy priorytetem pozostaje budowanie relacji między pracownikami większe znaczenie mogą mieć aktywności zespołowe. Dobre planowanie nie polega na wykorzystaniu jak największej liczby dostępnych możliwości, lecz na stworzeniu rytmu wydarzenia odpowiadającego potrzebom uczestników.
Na etapie briefu dobrze określić proporcję dorosłych i dzieci, możliwości parkingowe oraz stopień formalności. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Gdy najważniejsze założenia pozostają nieustalone zbyt długo, część wcześniejszych decyzji może przestać do siebie pasować.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Lokalizację dobrze analizować pod kątem możliwości wjazdu samochodów dostawczych, a także możliwości przygotowania cateringu. Jeżeli teren wymaga dodatkowych agregatów, namiotów, sanitariatów lub oświetlenia, trzeba wiedzieć o tym przed zamknięciem budżetu Nie mniej istotne pozostaje rozmieszczenie stref w taki sposób, aby uczestnicy przemieszczali się naturalnie.
Praktyczny plan terenu powinien uwzględniać strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Niektóre elementy wymagają bezpiecznego odstępu, dlatego nie powinno się rozmieszczać ich dopiero podczas montażu. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba ograniczyć wzajemne zakłócanie się poszczególnych punktów programu. Dobre zagospodarowanie przestrzeni rzadko przyciąga uwagę uczestników – i właśnie o to chodzi podczas gdy zaplecze techniczne działa w tle.
Jak wybierać wykonawcę pikniku i porównywać oferty?
Na etapie rozeznania rynku osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a kolejnym krokiem staje się zestawienie różnych ofert. Samo zestawienie cen mówi niewiele, jeśli nie uwzględnia łącznej kwoty bez analizy jej zakresu. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak catering, koordynacja wydarzenia czy zaplecze sanitarne. Pozornie tańsza propozycja może wymagać później zamawiania kolejnych usług.
Szczególnie ważne jest ustalenie odpowiedzialności. Jeżeli catering, scena, atrakcje i infrastruktura pochodzą od różnych dostawców, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Przy rozproszonej odpowiedzialności łatwo o nakładające się godziny montażu. Im większa impreza, tym mniej miejsca pozostaje na improwizację dlatego dobrze zdefiniować sposób akceptowania zmian.
Plan B na pogodę, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje
Nawet bardzo dokładnie przygotowana impreza plenerowa może zostać wystawiona na próbę przez pogodę lub opóźnienia. Dlatego plan awaryjny nie jest oznaki przesadnej ostrożności, lecz zabezpieczeniem ciągłości wydarzenia. Dobrze wcześniej określić, które atrakcje mogą działać podczas lekkiego deszczu, a także które aktywności można zastąpić innymi.
Nieprzewidziane sytuacje nie dotyczą jedynie pogody, dlatego warto uwzględnić także chwilową niedostępność wybranej atrakcji. Nawet najlepszy harmonogram nie usuwa wszystkich niepewności, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Przydatne okazuje się wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za decyzje operacyjne. Dzięki temu zespół nie traci czasu na ustalanie, kto powinien zareagować zamiast powodować niepotrzebne zamieszanie.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. Największe znaczenie mają spójne założenia, czytelna odpowiedzialność i gotowość na zmianę warunków. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a osoba odpowiedzialna po stronie firmy nie spędza całego dnia na gaszeniu problemów.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Artykuł Sponsorowany+